2014/12/15

絶対に失くせない大量データの安全で便利な運用法

今回は大量の電子データの運用法について。

前回のエントリーで書いたとおり、僕は基本的に情報は入れ物(紙とかCDとか)から分離させ、情報のみを電子データとして保存し、モノ自体はガンガン捨てています。

そうなると当然電子データはどんどん増えていくわけでして、しかも既にモノがない以上、電子データの重要性は非常に高いという状態になります。

そんな重要かつ大量の電子データをどのように管理しているか、僕なりの方法を紹介します。

ざっくり概要としては

・データは大容量のポータブルハードディスクドライブ(HDD)に集約させる。
・頻繁に使うデータのみパソコン本体に入れ、Dropboxと同期させておく。
・外付けHDDの中身をまるごと、容量無制限のオンラインバックアップに保存しておく。
・サブの外付けHDDにメインHDDの内容をコピーし、自宅以外の場所に保管しておく。

というものです。こうすることで、何があってもデータは保存されるという安全性と、必要なときに必要なデータにアクセスできるという利便性が実現されています。

そこまでやるか?的な内容に思われるかもしれませんが、失くすわけにはいかないデータですので、そこまでやっています。

順番にいきましょう。

 

データは大容量のポータブルHDDに集約させる


データがあちこちに散らばっているとデータを探すのも管理するのも大変なので、まずは一箇所にまとめます。

集約場所としてはポータブルタイプの外付けハードディスクドライブを使います。パソコンの中や、据置型の外付けHDDはダメです。

なんでポータブルタイプにこだわるかというと、火事や地震などの有事の際に持って逃げやすいからです。データの維持にあたってはいざというときにサッと持っていけるというのは非常に重要です。

使ってるパソコンがノートパソコンであれば、パソコンの中に保存しておけばすぐに持って逃げられるじゃないかと思われる人もいるかと思います。が、僕はやりません。容量の問題もありますが、それ以上にパソコンはよく壊れるからです。外付けHDDも壊れることはありますが、パソコンよりは頑丈です。なのでパソコンが壊れた際に中のデータも共倒れにならないよう、データはあらかじめ外付けHDDに切り離しておきます。

ちなみに僕が使っているポータブルHDDはこちら。容量は2TB(2000GB)あるので当分はこれ一つに収まります。旅行などで持ち歩くことが多いので、最も頑丈さに重点おかれているものを選びました。

紛失に備え、HDD自体を暗号化しておくこともお忘れなく。

 

頻繁に使うデータのみパソコン本体に入れDropboxと同期させておく


データを全て外付けHDDにまとめてまずは第一段階クリアというところですが、これだとちょっと不便なことがあります。データにアクセスするには常にHDDをパソコンにつないでいないといけないのです。僕はノートパソコンをつかっているので、常にHDDを持ち歩くのは煩わしいですし、セキュリティの面でも問題ありです。

なので、利便性向上のため直近でつかうデータのみノートパソコンに移しておき、それらは全てDropboxと同期させておくようにしています。

Dropboxと同期させておくことで、

・データがバソコンとクラウドの二箇所に保存され、安全性が増す。
・スマホ、タブレットからも作業が可能になる。

という利点があります。なんとなくDropboxを使っていますが、同様のストレージサービスだったらなんでも良いと思います。

ただ、Dropboxが(不具合により)パソコンとクラウドの両方のデータを同時に削除するという可能性も捨てきれないので、この領域にあるデータも定期的に外付けHDDにコピーしています。(Macユーザなので、Time Machineをつかっています。)

 

外付けHDDの中身をまるごと、容量無制限のオンラインバックアップに保存しておく


データを外付けHDDに集約し、いざというときはそれを持って逃げればよいという状態まではきましたが、さらに

・外付けHDDを持って逃げられないほどの緊急事態。
・外付けHDDの故障。

に備えておく必要があります。

これには容量無制限のオンラインバックアップサービスで備えています。

オンラインバックアップサービスは、データをクラウド上に保管するという点では先に挙げたDropboxと似ていますが、

・データの同期がリアルタイムでない。
・その代わりに保存できる容量が大きい。

という特徴があります。Dropboxのようなリアルタイムでの同期をベースにしたサービスで600GBを超える僕のデータを全て保存しようとすると物凄いお金がかかってしまいます。なので、それよりは安価ですむオンラインバックアップサービスを使っています。

これを使って全てのデータをクラウド上に保存しておくことで、故障や紛失で外付けHDDが使えなくなった場合でも、インターネット経由でデータを復旧することができるようになります。ここまでくれば、大規模な災害があった場合でもひとまず(データは)安心です。

もちろん有事でなくてもデータをダウンロードすることはできるので、外付けHDDが手元になくてもインターネットさえつながっていれば、全てのデータにアクセスでき、非常に便利です。

今使っているのはlivedriveというサービス。外付けHDDも含め、容量無制限でデータをバックアップしてくれます。

基本的な性能に問題はないのですが、クライアントソフトの動きが時々不安定なのと、日本語ファイルの検索ができないのがちょっと不満なとこです。

同様のサービスとしてはBackblazeなんかがあるみたいなので、次回のlivedriveの契約更新時には、Backblazeへの乗り換えも検討してみようと思っています。

ちなみにlivedriveは$6/月、Backblazeは$5/月(長期割引あり)で、どちらも英語版のみでの提供です。(2014年12月時点)

マカフィーも同様のサービスやっていますが、WIndows限定なので僕的には対象外。AOSテクノロジーズなる会社のAOSBOX Coolなるサービスは「外付けHDDはバックアップ対象外」とのことなので論外でした。

 

サブの外付けHDDにメインHDDの内容をコピーし、自宅以外の場所に保管しておく


さて、だいぶ整ってきましたが最後の詰めをやっておきます。

外付けHDDが使用不能になった場合でもオンラインバックアップから復元が可能なのですが、オンラインバックアップの欠点としてデータの復元に非常に時間がかかることが挙げられます。

600GBのデータを全てバックアップするのにインターネットにつなぎっぱなしの状態で1週間くらいかかったので、600GBを全てダウンロードするには少なくともそれと同程度の時間はみておく必要があります。(時間がかるのは初回バックアップのみで、二回目以降は差分のみのバックアップになるのでそんなに時間かかりません)

さらに言えば大災害等で外付けHDDが使えなくなった場合、そもそもインターネット接続自体が安定的に行われるかも疑問です。

なので、オフラインでもある程度のデータ復旧ができるよう、サブの外付けHDDも用意しました。ここへメインHDDの内容を定期的にコピーしておけばインターネットがつながらなくても、ある程度は復旧させることができます。

災害等でメインのHDDが使えなくなった時に、一緒にサブのHDDも使えなくなっては意味が無いので、サブのHDDは実家に置いておくことにしました。ので、ときどき実家に戻ったときにHDDの内容をコピーしています。


以上が僕のとっているデータ管理体制です。ここまでやっておけばよほどのことがない限り大丈夫じゃないかと思っていますが、これでダメだったら諦めます(笑)
 

そんなわけでデータがなくなる心配からは開放されたので、今後も心置きなくモノと情報を分離して、モノを持たない身軽な生活を送っていきたいと思います。

では。


【2021/11/27 追記】
現在はGoogle WorkspaceのGoogle Driveがメインのデータ格納場所。バックアップとして適宜外付けHDDにコピーをとっています。

2014/12/11

モノ減らし最大のポイントはモノと情報の分離

断捨離という言葉が聞かれなくなって久しいですが、呼び方はともかく自分の部屋はすっきりキレイにしておきたいもの。

僕も長年モノ減らしに力を入れてきたのですが、その結果モノ減らしの最大のポイントはモノと情報の分離という結論に至ったので今日はその話を。


そもそもモノには二種類あります。一つが物体として必要なモノ、もう一つが情報の入れ物としてのモノ(情報の入れモノ)です。

物体として必要なモノは、例えば食器。ご飯を食べるという目的に対して、モノ自体を物理的に使用します。これが物体として必要なモノ。他には寝具や椅子、冷蔵庫などが物体として必要なモノに挙げられます。

一方で情報の入れモノは、例えば本。大切なのは本の中に入っている情報であって、モノとしての本、つまり糊付けされた紙の束は情報の入れ物、容器です。本以外では書類全般、CD/DVDなどが情報の入れモノです。


この二種類のうち、捨てる対象となるのはもちろん情報の入れモノです。必要なのは情報であって容器は不要!この割り切りがモノを減らすための最大のポイントです。

情報の入れモノを捨てるには、当然中の情報を吸い出す作業が必要になります。その際に使うのがモノから情報を吸い出す機械、すなわちスキャナやデジカメ、CD/DVDドライブなどです。

書類を全部スキャンし、紙自体は捨ててしまうというのが一番分かり易い例です。書類の中から情報だけを吸い出して電子データとして保管し、入れ物としての紙は捨ててしまうというわけです。

本も同様です。本をスキャナで電子化してしまえば入れ物の紙の束は全部捨てられます。

基本的に紙は情報の入れ物として使われているケースが大半なので、中身を電子化し、紙自体は捨ててしまって問題ありません。僕が紙として残しているのは原本がないと面倒になりそうな保険の証書と役所の書類だけです。それ以外は全てデータ化してしまいました。

家にスキャナがない、という人もいるかと思いますが最近はスマホをスキャナ代わりに使えるアプリもあるので、ある程度はそちらで代替できると思います。(量が多いとややキツいですが)

本が大量にある場合は電子化を請け負ってくれる業者にお願いするのも一法ですね。

CDやDVDも銀色の円盤部分にはなんの価値もありません。CD/DVDドライブを使って中の情報を吸い出し、円盤はサクッと捨ててしまいましょう。(もちろん吸い出した後は、ご自身の環境で再生できることの確認をお忘れなく)

ここまでやるだけで、かなりモノが減ってすっきりするはずです。


が、他にも捨てるべき情報の入れモノは眠っています。

それは思い出の品。

子供の頃に作った工作、長く使い込んだ鞄、お気に入りだった洋服など捨てるに忍びないものはたくさんあります。もちろんそれらが今もなお物体として必要なモノであれば捨てる必要はありません。しかし、そうでなければそれは「思い出」という情報の入れ物なので捨てる対象になります。

大切なのはそのモノにまつわる記憶−思い出−であってモノ自体は不要。なので、いつでも思い出せるようにしっかりと写真に撮って残し、モノ自体は捨ててしまいましょう。

思い出の品を捨てることに抵抗がある人も多いと思いますが、これができれば更に飛躍的にモノを減らせます。僕自身も始めはかなりの思い切りが必要だったのですが、いざやってしまうと写真だけでも十分思い出せるので特に後悔はありません。むしろパソコンやスマホがあればいつでもどこでも思い出に浸ることができるので利便性が増した感じです。


といった感じで情報の入れモノを片っぱしから捨てていけば部屋は相当にすっきりするはずです。

とにかくポイントは必要なのはモノ自体か、そこに含まれる情報かを見極めること。情報のみが必要と見るや入れ物はさっさと捨てることで確実にモノは減らせますし、不必要に増えてしまうことも防げます。

最終的なゴールは「物体として必要なモノしかない」状態です。この状態をめざして、モノ減らしに取り組んでみてください。

では。